Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Décidez de digitaliser vos documents aujourd’hui et adoptez une stratégie de gestion documentaire. Vous pourrez traiter, stocker et organiser efficacement un grand nombre de documents.

Mettez en place un répertoire central pour vos documents, pour assurer à votre organisation un accès sécurisé et une collaboration transparente entre les membres de votre équipe. En particulier, un stockage cloud rendra vos fichiers facilement accessibles à partir de n’importe quel endroit et de n’importe quel appareil.

Quelques avantages de la gestion documentaire

En optimisant l’utilisation des ressources par la réduction des processus manuels, vous réduirez les coûts liés au papier, à l’impression et au stockage physique. Grâce à des mots-clés, des étiquettes ou des filtres, vous serez en mesure de retrouver rapidement les documents spécifiques dont vous avez besoin.

Vous protégerez vos fichiers contre la perte de données en conservant des copies de sauvegarde et en permettant la récupération en cas de défaillance du système ou de cyberattaque.

Enfin, les systèmes de gestion de documents permettent de suivre les modifications et de conserver un historique des versions modifiées et approuvées. Vous éviterez ainsi les conflits de versions et les erreurs de communication au sein de votre organisation.

Choisissez les meilleurs outils en fonction des besoins de votre entreprise

Lors de la sélection du logiciel de gestion documentaire d’entreprise, ne perdez pas de vue certains aspects pratiques, clairement décrits dans les pages et les revues de produits.

Profitez des essais gratuits pour évaluer les avantages et les inconvénients de l’interface utilisateur, des fonctionnalités et de la compatibilité globale avec les flux de travail de votre organisation. Mais aussi, nous vous conseillons de choisir et de combiner 2 ou 3 logiciels différents, afin de vous assurer que tous vos besoins sont couverts.

Par exemple, vous travaillerez très probablement avec des fichiers PDF. Optez pour un outil spécialisé, qui vous offrira toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin, par rapport à d’autres logiciels de gestion documentaire. Avec un outil comme PDF Guru, vous pouvez convertir vers et depuis de nombreux formats de fichiers, ainsi qu’organiser et scinder PDF efficacement, avant de les distribuer dans votre organisation.

En d’autres termes, la combinaison d’un séparateur de PDF avec d’autres outils rendra vos tâches plus rapides et plus faciles. Voici les autres principaux points à retenir lors du choix d’un logiciel.

Taille de l’entreprise

Vous devez considérer la taille de votre entreprise lorsque vous choisissez votre outil de gestion documentaire. Pensez à la scalabilité de la solution, en vous souvenant que la taille de votre entreprise est sujette à évoluer au fil du temps, de même que vos besoins.

Conformité et sécurité des données

Pour les secteurs réglementés et les entreprises qui priorisent la conformité et la sécurité, certains GED (gestion électronique des documents) et systèmes ECM (Enterprise Content Management) se distinguent parmi les autres. Ces GED présentent des fonctionnalités de sécurité robustes, des capacités de conformité réglementaire et une gestion avancée des autorisations des utilisateurs.

Besoins en termes de collaboration

Il peut sembler évident que toutes les entreprises exigent une collaboration en temps réel. Toutefois, leurs besoins en matière de collaboration peuvent varier considérablement. 

La collaboration en temps réel se traduit par des modifications, des commentaires et des attributions de tâches en direct. 

Logiciels recommandés :

• Google Workspace (Google Docs, Google Sheets, Google Drive) permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur des documents.  
• Microsoft OneDrive et SharePoint facilitent les modifications en temps réel avec les applications Office.  
• Notion combine la création de documents avec le suivi des tâches et la collaboration en équipe.

La collaboration asynchrone comprend l’automatisation des flux de travail, des journaux d’activité détaillés et la gestion des tâches.  

Logiciels recommandés :

• Box offre une automatisation robuste des flux de travail pour une collaboration asynchrone en équipe.  
• Confluence permet aux équipes de collaborer sur des wikis et des documentations partagés au fil du temps.  
• Slack (avec des intégrés) rationalise les retours et la communication asynchrones.
• Enfin, lorsqu’il s’agit d’équipes internationales et de travail à distance, nous devons privilégier l’accessibilité avec une infrastructure cloud et des capacités hors ligne.

Exigences spécifiques à l’industrie

L’industrie dans laquelle vous travaillez un peu également dicter le choix de votre logiciel. 

• Industries créatives : médias, marketing, design.  Elles doivent gérer différentes versions de fichiers, disposer des capacités de stockage pour des fichiers multimédias volumineux et s’équiper des outils de collaboration visuelle. Et de manière plus importante encore, elles exigent des modifications en temps réel.
• Industries fondées sur le savoir : technologique, recherche, éducation. Ces industries exigent la création de bases de savoir partagées et d’une documentation de projet. Elles nécessitent également une collaboration en temps réel.

Capacités d’automatisation des flux de travail 

Les outils de gestion de documentation offrent également des fonctionnalités d’automatisation des flux de travail à un certain degré (basique, modéré, avancé), en raison de leurs capacités d’intégration.

Notamment, Confluence offre des options d’automatisation intégrées, de basiques à modérées, tandis que Microsoft OneDrive for Business, PowerDMS et M-Files proposent des options d’automatisation avancées. Seuls Confluence et M-Files permettent de personnaliser les workflows.

Conclusion

Vous pouvez améliorer l’efficacité et garantir la conformité de votre entreprise en identifiant le système de gestion documentaire adéquat. Prenez en compte des facteurs tels que la collaboration en équipe, la sécurité des données, les besoins spécifiques à votre secteur d’activité et les flux de travail opérationnels. Optez pour un outil qui répond à vos demandes actuelles et peut évoluer avec votre entreprise.